Front Office Mitarbeiter*in

  • Wirtschaftsuniversität Wien
  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
  • Teilzeit
  • Publizierung bis: 18.09.2024
Die WU Executive Academy gehört zu den führenden Anbieter*innen von Erwachsenenbildung in
Europa und überzeugt am Markt durch ihr kontinuierlich wachsendes Ausbildungsportfolio. Durch die stetig steigende Zahl an Studierenden haben Sie die Chance in dieser spannenden Entwicklungsphase proaktiv die Weiterentwicklung der Organisation mitzugestalten, den Erfolg des Unternehmens zu erweitern und die Position der WU Executive Academy weiter auszubauen. Ein hohes Maß an Teamorientierung sowie flache Hierarchien zeichnen die besondere Unternehmenskultur der Business School an der Wirtschaftsuniversität Wien aus. 
Über den Tellerrand Ihrer Aufgaben zu blicken, bereitet Ihnen Freude? Sie arbeiten gerne proaktiv, gesamtheitlich und zielorientiert? Dann sind Sie an der WU Executive Academy genau richtig. Wir suchen Verstärkung in der 

WU Executive Academy
Teilzeit, 20-30 Stunden/Woche
Ab 01.10.2024 befristet für die Dauer von 3 Jahren

Als Front Office Mitarbeiter*in übernehmen Sie an der Executive Academy die Organisation und Betreuung von Weiterbildungsprogrammen für Expert*innen und Führungskräften. Sie sind die erste Ansprechperson für Teilnehmer*innen und Vortragende, stehen mit Rat und Tat zur Verfügung und unterstützen bei der Umsetzung von Lehrveranstaltungen online, hybrid und in Präsenz. Mit Ihrem Organisationstalent sorgen Sie für eine reibungslose Durchführung der Veranstaltungen und sind eine wichtige Kommunikations- und Informationsschnittstelle zwischen Lehrenden, Teilnehmer*innen und internen involvierten Personen.
 
In dieser organisatorisch anspruchsvollen Tätigkeit tragen Sie wesentlich zum Erfolg der Programme und Lehrgänge bei.

Was Sie erwartet

  • Lehrveranstaltungen und Events Organisation: Sie planen und betreuen die einzelnen Module, Kurse und Events online, hybrid und vor Ort.
  • Kunden*innen Betreuung: Sie betreuen die Teilnehmer*innen der verschiedenen Veranstaltungen, sowie die Vortragenden.
  • Kommunkationsschnittstelle: Sie sind eine wichtige Schnittstelle in der Kommunikation mit den Vortragenden und Teilnehmer*innen der Programme, sowie zu den jeweiligen Abteilungen in der WU, und bemühen sich u.a. um die reibungslose Umsetzung der Veranstaltungen.
  • Tagesgeschäft: Sie sind Anlaufstelle und Drehscheibe für anfallende Tätigkeiten des Front Office Betriebs (Gästeempfang, Postannahme, Servicierung des öffentlichen Bereichs sowie der Lehrräumlichkeiten).
  • Support und Beratung: Sie unterstützen die Nutzer*innen/-gruppen für definierte Webinar Tools wie z.B. MS Teams, Zoom oder andere Videokonferenzsysteme.
  • Koordination und Verwaltung: Sie übernehmen organisatorische Aufgaben bei internen und externen Veranstaltungen und verwalten (u. a. technische) Materialien für die Events.
  • Projektmitarbeit: Aktive Mitarbeit an verschiedenen Projekten innerhalb der WU Executive Academy.

Was Sie mitbringen

  • Ausbildung: Sie haben eine abgeschlossene Schulausbildung, Matura von Vorteil.
  • Einschlägige Berufserfahrung: 1-2 Jahre von Vorteil.
  • Sprachliche Kompetenzen: Sie kommunizieren mit Kund*innen auf Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift.
  • Organisationsgeschick: Es macht Ihnen Spaß Veranstaltungen zu organisieren und stets den Überblick zu behalten.
  • Arbeitsweise: Sie haben sehr gute organisatorische Fähigkeiten und arbeiten sehr genau und strukturiert.
  • Auftreten: Sie empfinden Freude an der Zusammenarbeit mit den verschiedensten Personengruppen und sorgen für ein angenehmes Ambiente.
  • Hohes Engagement: Sie haben eine hohe Leistungsbereitschaft und Engagement, und arbeiten gut und gerne in einem großen diversen Team.
  • EDV-Erfahrung: Sie haben sehr gute MS-Office-Kenntnisse, Kompetenzen in Webmeeting- und Videokonferenzsystemen, sowie Betriebssystemen wie Windows und macOs.
  • Flexibilität: Sie sind bereit ca. 1-2 Abendevents pro Monat zu betreuen.

Was wir Ihnen bieten

  • Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
  • Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
  • Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit
  • Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
  • Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
  • Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
Neugierig geworden? Mehr darüber was die WU als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter www.wu.ac.at/benefits

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 1.815,90 (bei 30 Stunden/Woche) Euro brutto. Je nach Qualifikation und Erfahrung bieten wir eine Überzahlung in Kombination mit attraktiven Sozialleistungen.

Wollen Sie Teil der WU werden?
Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 18.09.2024 (Kennzahl: 2194).
Wir freuen uns auf Sie!