Front Office Mitarbeiter*in

  • Wirtschaftsuniversität Wien
  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
  • Teilzeit
  • Publizierung bis: 22.04.2026

Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist.

Die Wirtschaftsuniversität Wien (WU) zählt zu den führenden Hochschulen weltweit und bündelt in der WU Executive Academy (WU EA) ihr Programmportfolio im Bereich berufsbegleitende Weiterbildung und Führungskräfteentwicklung. Wir suchen Verstärkung in der

WU Executive Academy
Teilzeit, 20-30 Stunden Stunden/Woche
Ab 04.05.2026 befristet für die Dauer von 3 Jahren mit der Möglichkeit einer unbefristeten Verlängerung im Anschluss

Als Front Office Mitarbeiter*in übernehmen Sie an der WU Executive Academy die Organisation und Betreuung von Weiterbildungsprogrammen für Expert*innen und Führungskräfte. Sie sind die erste Ansprechperson für Teilnehmende und Vortragende, stehen mit Rat und Tat zur Verfügung und unterstützen bei der Umsetzung von Lehrveranstaltungen online, hybrid und in Präsenz. Mit Ihrem Organisationstalent sorgen Sie für eine reibungslose Durchführung der Veranstaltungen und sind eine wichtige Kommunikations- und Informationsschnittstelle zwischen Lehrenden, Teilnehmenden und internen involvierten Personen. In dieser organisatorisch anspruchsvollen Tätigkeit tragen Sie wesentlich zum Erfolg der Programme und Lehrgänge bei.

Was Sie erwartet

  • Lehrveranstaltungen und Events organisieren: Sie planen und betreuen die einzelnen Module, Kurse und Events online, hybrid und vor Ort.
  • Kunden*innen betreuen: Sie betreuen die Teilnehmenden der verschiedenen Veranstaltungen, sowie die Vortragenden.
  • Kommunkationsschnittstelle: Sie sind eine wichtige Schnittstelle in der Kommunikation mit den Vortragenden und Teilnehmenden der Programme, sowie zu den jeweiligen Abteilungen in der WU, und bemühen sich u.a. um die reibungslose Umsetzung der Veranstaltungen.
  • Koordinieren und verwalten: Sie übernehmen organisatorische Aufgaben bei internen und externen Veranstaltungen und verwalten (u.a. technische) Materialien für die Events.
  • Unterstützen und beraten: Sie supporten die Nutzer*innengruppen für definierte Webinar Tools wie z.B. MS Teams, Zoom oder andere Videokonferenzsysteme.
  • Front Office managen: Sie sind Anlaufstelle und Drehscheibe für anfallende Tätigkeiten des Front Office Betriebs (Gästeempfang, Postannahme, Servicierung des öffentlichen Bereichs sowie der Lehrräumlichkeiten).
  • Bei Projekten mitarbeiten: Aktive Mitarbeit an verschiedenen Projekten innerhalb der WU Executive Academy.

Was Sie mitbringen

  • Ausbildung: Sie haben eine abgeschlossene Schulausbildung, Matura von Vorteil.
  • Einschlägige Berufserfahrung: 1-2 Jahre von Vorteil.
  • Sprachliche Kompetenzen: Sie kommunizieren mit Kund*innen auf Deutsch (mind. C2) und Englisch (mind. B2) fließend in Wort und Schrift.
  • Technische Erfahrung: Sie haben sehr gute MS-Office-Kenntnisse, Kompetenzen in Webmeeting- und Videokonferenzsystemen, sowie Betriebssystemen wie Windows und macOs.
  • Organisationsgeschick: Es macht Ihnen Spaß Veranstaltungen zu organisieren und stets den Überblick zu behalten.
  • Arbeitsweise: Sie haben sehr gute organisatorische Fähigkeiten und arbeiten sehr genau und strukturiert.
  • Auftreten: Sie empfinden Freude an der Zusammenarbeit mit den verschiedensten Personengruppen und sorgen für ein angenehmes Ambiente.
  • Hohes Engagement: Sie haben eine hohe Leistungsbereitschaft und Engagement, und arbeiten gut und gerne in einem großen diversen Team.
  • Flexibilität: Sie sind bereit ca. 1-2 Abendevents pro Monat zu betreuen.

Was wir Ihnen bieten

  • 6 Wochen Urlaub/Erholungszeit
  • Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
  • Mobiles Arbeiten
  • Vielfältiges Angebot an Weiterbildung
  • Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
  • Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
  • Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
  • Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
  • Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit

Neugierig geworden? Mehr darüber was die WU als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter www.wu.ac.at/benefits

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 1.290,60 Euro brutto (für 20 Stunden/Woche) bzw. 1.935,90 Euro brutto (für 30 Stunden/Woche). Je nach Qualifikation und Erfahrung bieten wir eine Überzahlung in Kombination mit attraktiven Sozialleistungen.

Wollen Sie Teil der WU werden?
Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 22.04.2026 (Kennzahl: 2734).
Wir freuen uns auf Sie!