Front Office Mitarbeiter*in für Wochenenden

  • Wirtschaftsuniversität Wien
  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
  • Teilzeit
  • Publizierung bis: 2025-03-19
Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung in der

WU Executive Academy
Teilzeit, 2 x 20 Stunden Stunden/Woche
Ab 01.04.2025 und ab 01.07.2025 befristet für die Dauer von zwei Jahren mit der Möglichkeit einer unbefristeten Verlängerung im Anschluss
 
Die WU Executive Academy gehört zu den führenden Anbieter*innen von Erwachsenenbildung in Europa und überzeugt am Markt durch ihr kontinuierlich wachsendes Ausbildungsportfolio. Durch die stetig steigende Zahl an Studierenden haben Sie die Chance in dieser spannenden Entwicklungsphase proaktiv den Fortschritt der Organisation mitzugestalten, den Erfolg des Unternehmens zu erweitern und die Position der WU Executive Academy weiter auszubauen. Ein hohes Maß an Teamorientierung sowie flache Hierarchien zeichnen die besondere Unternehmenskultur der Business School an der Wirtschaftsuniversität Wien aus. Über den Tellerrand Ihrer Aufgaben zu blicken, bereitet Ihnen Freude? Sie arbeiten gerne proaktiv, gesamtheitlich und zielorientiert? Dann sind Sie an der WU Executive Academy genau richtig.
 
Der*Die Front Office Mitarbeiter*in für das Wochenende ist die erste Ansprechperson sowohl bei Lehrveranstaltungen vor Ort als auch bei Webinaren und steht den Vortragenden und Teilnehmer*innen der Programme mit Rat und Tat zur Seite. Der*Die Front Office Mitarbeiter*in unterstützt bei der reibungslosen Durchführung der Lehrveranstaltungen und fungiert als Kommunikations- und Informationsschnittstelle zwischen Vortragenden, Teilnehmenden und anderen Mitarbeiter*innen im Front Office Wochenend-Team.

Was Sie erwartet

  • Lehrveranstaltungen betreuen: Sie betreuen die laufenden Lehrveranstaltungen vor Ort, Webinare und hybride Formate
  • Tagesgeschäft abwickeln: Sie übernehmen verschiedene Aufgaben im Tagesgeschäfts am Front Office (z.B. Bestellungen, Annahme von Lieferungen etc.)
  • Kommunikationsschnittstelle: Sie sind ein wichtiges Kommunikationsbindeglied für Vortragende und Teilnehmende der Programme, sowie für andere interne und externe Ansprechpartner*innen
  • Lehrmaterialien bereitstellen: Sie verwalten die Ausgabe und Wartung des technischen Equipments für die Lehrveranstaltungen, sowie aller weiteren Lehrmaterialien
  • Webinar Support: Sie betreuen und beraten die Nutzer*innengruppen unserer Online-Lehrveranstaltungen in den definierten Webinartools wie z.B. Zoom, MS Teams
  • Servicierung: Sie bereiten die öffentlichen Bereiche und Vorlesungsräumlichkeiten vor und nach
     
    Weitere Aufgaben:
  • Gäste betreuen: Sie empfangen und bewirten die Kund*innen und Besucher*innen der Executive Academy
  • Telefonate: Annahme, Weiterleitung und Beantwortung von Telefonanrufen
  • Aufgaben koordinieren: Sie übernehmen Koordinationsaufgaben bei internen und externen Veranstaltungen
  • Events unterstützen: Sie unterstützen bei der Betreuung von Veranstaltungen

Was Sie mitbringen

Fachliche Kenntnisse und Qualifikationen:
  • Abgeschlossene Schulausbildung
  • Perfekte Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sehr gute IT-Anwendungskenntnisse (Adobe, Microsoft Office, v.a. PowerPoint)
  • Basiskenntnisse Webmeeting- und Videokonferenzsysteme und Betriebssysteme (Windows und MacOS)
  • Kenntnisse in einer weiteren modernen Fremdsprache von Vorteil
  • Erste Berufserfahrung in einem vergleichbaren Beruf erwünscht
  • Die Tätigkeit findet schwerpunktmäßig am Wochenende statt (Donnerstag-Sonntag)
Persönliche Qualifikationen:
  • Kund*innen- und Serviceorientierung, Flexibilität
  • Kommunikationsfähigkeit in einem professionellen Arbeitsumfeld
  • Teamfähigkeit, Selbstständigkeit und Eigeninitiative
  • Gutes Organisationsgeschick

Was wir Ihnen bieten

  • Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
  • Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
  • Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit
  • Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
  • Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
  • Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
Neugierig geworden? Mehr darüber was die WU als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter www.wu.ac.at/benefits

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 1.260,60 Euro brutto. Je nach Qualifikation und Erfahrung bieten wir eine Überzahlung in Kombination mit attraktiven Sozialleistungen.

Wollen Sie Teil der WU werden?
Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 19.03.2025 (Kennzahl: 2352).
Wir freuen uns auf Sie!