Front Office Mitarbeiter*in - für Wochenenden
- Wirtschaftsuniversität Wien
- Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
- Teilzeit
- Publizierung bis: 2026-04-22
Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist.
Die Wirtschaftsuniversität Wien (WU) zählt zu den führenden Hochschulen weltweit und bündelt in der WU Executive Academy (WU EA) ihr Programmportfolio im Bereich berufsbegleitende Weiterbildung und Führungskräfteentwicklung. Wir suchen Verstärkung in der
WU Executive Academy
Teilzeit, 20 Stunden Stunden/Woche
Ab 04.05.2026 befristet für die Dauer von 2 Jahren mit der Möglichkeit einer unbefristeten Verlängerung im Anschluss
Als Front Office Mitarbeiter*in für das Wochenende sind Sie die erste Ansprechperson bei Lehrveranstaltungen vor Ort, als auch bei Webinaren und stehen den Vortragenden und Teilnehmer*innen der EA-Programmen mit Rat und Tat zur Seite. Sie unterstützen die reibungslose Durchführung der Lehrveranstaltungen und fungieren als Kommunikations- und Informationsschnittstelle zwischen Vortragenden, Teilnehmenden und den internen Abteilungen. Sie bilden eine wichtige Brücke in der berufsbegleitenden Lehre und stellen mit Ihrem Wochenendteam sicher, dass die Qualität der Lehrveranstaltungen durchgehen dem Standard der WU Executive Academy entspricht.
Was Sie erwartet
- Lehrveranstaltungen betreuen: Sie übernehmen Koordinationsaufgaben bei internen und externen Lehrveranstaltungen und betreuen die einzelnen Module, Kurse und Events online, hybrid und vor Ort.
- Aufgaben koordinieren: Sie koordinieren die anfallenden Aufgaben für das Wochenendteam und gewährleisten somit den reibungslosen Ablauf der Lehre.
- Tagesgeschäft abwickeln: Sie übernehmen verschiedene Aufgaben im Tagesgeschäfts am Front Office (z.B. Bestellungen, Annahme von Lieferungen etc.).
- Kommunikationsschnittstelle: Sie sind eine wichtige Schnittstelle in der Kommunikation mit den Vortragenden und Teilnehmenden der Programme, sowie zu den jeweiligen Abteilungen in der WU, und bemühen sich u.a. um die reibungslose Umsetzung der Veranstaltungen.
- Lehrmaterialien bereitstellen: Sie verwalten die Ausgabe und Wartung des technischen Equipments für die Lehrveranstaltungen, sowie aller weiteren Lehrmaterialien.
- Webinare supporten: Sie betreuen und beraten die Nutzer*innengruppen unserer Online-Lehrveranstaltungen in den definierten Webinartools wie z.B. Zoom, MS Teams
- Servicieren: Sie bereiten die öffentlichen Bereiche und Vorlesungsräumlichkeiten vor und nach.
- Events unterstützen: Sie unterstützen bei der Betreuung von Veranstaltungen.
Was Sie mitbringen
- Ausbildung: Sie haben eine abgeschlossene Schulausbildung, Matura von Vorteil.
- Einschlägige Berufserfahrung: 1-2 Jahre von Vorteil.
- Sprachliche Kompetenzen: Sie kommunizieren mit Kund*innen auf Deutsch (mind. C2) und Englisch (mind. B2) fließend in Wort und Schrift.
- Verantwortung übernehmen: Sie sind eine verantwortungsbewusste Person und bringen Durchsetzungsstärke mit.
- Technische Erfahrung: Sie haben sehr gute MS-Office-Kenntnisse, Kompetenzen in Webmeeting- und Videokonferenzsystemen, sowie Betriebssystemen wie Windows und macOs.
- Organisationsgeschick: Es macht Ihnen Spaß Veranstaltungen zu organisieren und stets den Überblick zu behalten.
- Arbeitsweise: Sie haben sehr gute organisatorische Fähigkeiten und arbeiten sehr genau und strukturiert.
- Auftreten: Sie empfinden Freude an der Zusammenarbeit mit den verschiedensten Personengruppen und sorgen für ein angenehmes Ambiente.
- Hohes Engagement: Sie haben eine hohe Leistungsbereitschaft und Engagement, und arbeiten gut und gerne in einem großen diversen Team.
- Arbeitszeit: Die Tätigkeit findet schwerpunktmäßig am Wochenende statt (Donnerstag-Sonntag)
Was wir Ihnen bieten
- 6 Wochen Urlaub/Erholungszeit
- Mobiles Arbeiten
- Vielfältiges Angebot an Weiterbildung
- Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
- Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
- Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
- Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
- Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit
Das monatliche Mindestentgelt beträgt 1.290,60 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.
Wollen Sie Teil der WU werden?
Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 22.04.2026 (Kennzahl: 2735).
Wir freuen uns auf Sie!
