Institutsmanager*in

  • Wirtschaftsuniversität Wien
  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
  • Vollzeit
  • Publizierung bis: 20.08.2025
Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung am

Institut für Österreichisches und Europäisches Öffentliches Recht
Vollzeit, 40 Stunden/Woche
Ab 01.09.2025
 
Sie haben Freude daran, Organisations- und Administrationsaufgaben zu erledigen? Sie wollen dabei kommunikativer Dreh- und Angelpunkt des Instituts sein? In dieser abwechslungsreichen Funktion arbeiten Sie als Schnittstelle zwischen Verwaltung und Wissenschaft und sind Ansprechperson für Studierende.

Was Sie erwartet

  • Spitzenforschung unterstützen: Sie halten die Dinge am Laufen, übernehmen allgemeine Institutsmanagement- bzw Sekretariatsagenden und tragen so zur Top-Leistung unserer Wissenschaftler/innen bei 
  • Studienbetrieb koordinieren: Sie melden Lehrveranstaltungen ein und organisieren Raumbuchungen sowie Informationsaussendungen an Studierende
  • Studierende betreuen: Am Frontoffice, aber auch per Mail oder Telefon sind Sie erste Ansprechperson für Studierende 
  • Kommunikation unterstützen: Sie sind die Kommunikationsschnittstelle des Instituts, von Website bis Social Media und von intern bis zum Kontakt mit anderen Einheiten der WU 
  • Termine und Events koordinieren: Sie organisieren Sitzungstermine, Klausurtagungen sowie interne und externe Veranstaltungen des Instituts 
  • Personalagenden mitübernehmen: Sie entlasten die Institutsvorständin, indem Sie beispielweise den Tutor*inneneinsatz oder Stellenbesetzungen koordinieren 
  • Kosten kalkulieren und kontrollieren: Sie behalten unsere Budgets im Auge – von Projekt- und Fahrtkosten über Drittmittel bis zum Einsatz von Tutor*innen 
  • Bestellungen und Rechnungen prüfen: Sie koordinieren Anforderungen an unsere Infrastruktur und kümmern sich darum, dass die entsprechenden Lieferungen richtig erbracht und abgerechnet sind (z.B.: Kaffee, Tee, Büromaterial)

Was Sie mitbringen

  • Abgeschlossene Ausbildung: Sie verfügen im Idealfall über einen Maturaabschluss oder eine Berufsausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt 
  • Einschlägige Berufserfahrung: Sie bringen organisatorisches Talent und Sekretariatserfahrung mit – idealerweise im universitären Umfeld 
  • Unser Team ergänzen: Sie fügen sich kollegial ins Team ein, das derzeit aus einer Institutsvorständin und mehreren Abteilungen aus Universitätsprofessor*innen und wissenschaftlichen Mitarbeitenden besteht 
  • IT-Anwendungskenntnisse: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint und haben Interesse, für Website-Aktualisierungen Typo-3 zu lernen 
  • Selbständig und teamfähig: Sie sind eigeninitiativ, erkennen, wo man anpacken muss und haben gleichzeitig Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Charakteren 
  • Sprachkompetenz: Sie haben sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachen sind willkommen 
  • Zahlenaffin: So gut, wie Sie mit Worten umgehen können, schaffen Sie das auch im Umgang mit Zahlen – Basiskenntnisse in der Buchhaltung sind von Vorteil

Was wir Ihnen bieten

  • Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
  • Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
  • Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit
  • Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
  • Mobiles Arbeiten
  • Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
  • Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
Neugierig geworden? Mehr darüber was die WU als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter www.wu.ac.at/benefits

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.933,50 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.

Wollen Sie Teil der WU werden?
Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 20.08.2025 (Kennzahl: 2517).
Wir freuen uns auf Sie!