Institutsmanager*in

  • Wirtschaftsuniversität Wien
  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
  • Voll/Teilzeit
  • Publizierung bis: 2025-04-30
Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung am

Institut für Entrepreneurship und Innovation
Voll/Teilzeit, 1 x 40 Stunden/Woche oder 2 x 20 Stunden/Woche
Ab sofort
 
Sie möchten eine zentrale Rolle im Management eines Instituts übernehmen? Als Institutsmanager*in unterstützen Sie die Institutsleitung in administrativen, organisatorischen und strategischen Belangen. Sie sind die Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf aller Prozesse. Von der Finanzplanung über Personalprozesse bis hin zum Lehrsupport und Eventmanagement – Sie übernehmen vielseitige Aufgaben mit Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum. 

Was Sie erwartet

  • Eigenverantwortliches Management aller administrativen und organisatorischen Belange des Instituts unter der Führung der wissenschaftlichen Leitung
  • Kontinuierliche, kreative Weiterentwicklung der institutsinternen und -externen Organisationsprozesse
  • Finanzplanung, Controlling und selbstständiges Budgetmanagement, inklusive Drittmittelprojekte (z.B. formale Prüfung von Rechnungen, Erhebung der wichtigsten KPIs des Instituts)
  • Operative Unterstützung der Institutsleitung in Personalprozessen und strategischen Aufgaben (z.B. Erstellung von Stellenausschreibungen, Abwicklung von Assessment Centers, Verfassen von Ausschreibungsberichten)
  • Eigenverantwortliche und selbständige Abwicklung des Office Managements, inklusive Sekretariatsaufgaben und Sicherstellung des reibungslosen Betriebs (z.B. Einkauf von Büromaterialien, Besetzung des Front Offices, Reiseplanung und Abrechnung)
  • Lehrveranstaltungs- und Veranstaltungsorganisation
  • Allgemeine Anlaufstelle für verschiedenste Stakeholder des Instituts (Studierende, Projektpartner*innen sowie WU-interne Anspruchsgruppen) als auch zentrale Schnittstelle zum wissenschaftlichen Personal auf allen Ebenen
  • Mittelfristige Übernahme einer Führungsfunktion im Institutsmanagement

Was Sie mitbringen

  • Kaufmännische Ausbildung mit entsprechender einschlägiger Berufserfahrung, ein abgeschlossenes Studium ist von Vorteil
  • Sehr gute MS Office-, Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Strukturierte, genaue und selbständige Arbeitsweise sowie konzeptionelle Fähigkeiten
  • Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten
  • Sehr hohe Team- und Kommunikationsfähigkeit
  • Überzeugungs- und Begeisterungsstärke, hands-on-Mentalität
  • Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung

Was wir Ihnen bieten

  • Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
  • Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
  • Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit
  • Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
  • Mobiles Arbeiten
  • Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
  • Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
Neugierig geworden? Mehr darüber was die WU als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter www.wu.ac.at/benefits

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.933,50 Euro brutto (bei 40 Stunden/Woche) bzw.  1.466,75 Euro brutto (bei 20 Stunden/Woche). Je nach Qualifikation und Erfahrung bieten wir eine Überzahlung in Kombination mit attraktiven Sozialleistungen.

Wollen Sie Teil der WU werden?
Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 30.04.2025 (Kennzahl: 2396).
Wir freuen uns auf Sie!