Institutsmanager*in

  • Wirtschaftsuniversität Wien
  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
  • Teilzeit
  • Publizierung bis: 2025-07-30
Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung am

Institut für Internationales Marketing Management (Prof. Lüdicke & Team)
Teilzeit, 37 Stunden/Woche
Ab 01.09.2025 

Wir laden besonders Personen mit Behinderung ein, sich bei entsprechender Qualifikation zu bewerben. Bei Bedarf ist ein geringeres Beschäftigungsausmaß möglich.

Sie haben Freude daran, Organisations- und Administrationsaufgaben zu erledigen? Sie wollen dabei kommunikativer Dreh- und Angelpunkt eines wissenschaftlichen Forschungs- und Lehreinstituts sein? 

In der abwechslungsreichen Funktion als Institutsmanager*in arbeiten Sie als Schnittstelle zwischen Verwaltung und Wissenschaft und sind Ansprechperson für Studierende, Forschende, Praktiker*innen, sowie externe Lehrende aus aller Welt.

Was Sie erwartet

  • Spitzenforschung unterstützen: Sie kümmern sich selbständig um alle administrativen Belange des Instituts unter der Führung der wissenschaftlichen Leitung.
  • Studienbetrieb koordinieren: Sie sind erste*r Ansprechpartner*in für unsere Studierenden und externen Lehrenden. Sie melden Lehrveranstaltungen ein, organisieren Raumbuchungen, kümmern sich um die Bereitstellung von Lernmaterialien auf online Lernplattformen, etc.
  • Kommunikation unterstützen: Sie sind die Kommunikationsschnittstelle des Instituts mit dem Department, anderen Einheiten der WU, und externen Praxispartnern. Sie kümmern sich auch um unsere Institutswebsite und Social-Media-Kanäle.
  • Termine und Events koordinieren: Sie organisieren Sitzungstermine, Klausurtagungen sowie interne und externe Veranstaltungen des Instituts.
  • Personalagenden mitübernehmen: Sie entlasten den Institutsvorstand, indem Sie beispielweise den Einsatz von Tutor*innen oder Stellenbesetzungen koordinieren.
  • Kosten kalkulieren und kontrollieren: Sie behalten die Budgets des Instituts im Auge – von Event- und Fahrtkosten bis hin zu Drittmittelausgaben.
  • Bestellungen und Rechnungen prüfen: Sie koordinieren Anforderungen an unsere Büro-Infrastruktur und kümmern sich darum, dass Lieferungen richtig erbracht und abgerechnet sind (z.B.: Kaffee, Tee, Büromaterial).
  • Organisationsentwicklung: Sie tragen zur kontinuierlichen, kreativen Weiterentwicklung der institutsinternen und -externen Organisationsprozesse bei. 

Was Sie mitbringen

  • Ausbildung: Sie verfügen im Idealfall über eine Ausbildung im Berufsfeld Wirtschaft oder einen Studienabschluss, der für das Aufgabengebiet relevant ist.
  • Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit: Sie können 2 oder mehr Jahre Erfahrung im beruflichen Kontext vorweisen, idealerweise im universitären Umfeld. Erfahrungen in der Projektkoordination und -abrechnung und der Zusammenarbeit mit externen Stakeholder*innen und Medien sind von Vorteil.
  • IT-Anwendungskenntnisse: Sie sind versiert im Umgang mit MS Office, haben Anwendungskenntnisse im Umgang mit SAP, Erfahrung mit KI-Tools und sind bereit für Website-Aktualisierungen den Umgang mit Typo 3 zu lernen.
  • Zahlenaffin: Sie sind routiniert im Umgang mit Zahlen z.B. bei Finanzplanung, Berichtslegung und Budgetvollzug.
  • Verlässlich, selbständig, teamfähig: Sie arbeiten strukturiert und genau, sind eigeninitiativ und erkennen, wo man anpacken muss. Gleichzeitig haben Sie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Charakteren.
  • Neuerungsfreudig und begeisterungsfähig: Sie können sich für Aufgaben und neue Themen jenseits der Alltagsroutine begeistern, besitzen konzeptionelle Fähigkeiten und bilden sich kontinuierlich weiter.
  • Sprachkompetenz: Sie haben exzellente Englischkenntnisse und verfügen idealerweise auch über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Was wir Ihnen bieten

  • Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
  • Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
  • Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit
  • Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
  • Mobiles Arbeiten
  • Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
  • Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
Neugierig geworden? Mehr darüber was die WU als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter www.wu.ac.at/benefits

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.713,49 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.

Wollen Sie Teil der WU werden?
Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 30.07.2025 (Kennzahl: 2474).
Wir freuen uns auf Sie!