Datenschutz

WU Datenschutzerklärung für Bewerberinnen und Bewerber

Der Schutz personenbezogener Daten hat für die Wirtschaftsuniversität Wien (kurz „WU“) höchste Priorität. Ihre personenbezogenen Daten werden vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen verarbeitet. In Erfüllung der Verpflichtungen aus der DSGVO, insbesondere Artikel 13 DSGVO, dürfen wir Sie informieren, welche personenbezogenen Daten im Rahmen der Besetzung von Stellen an der WU verarbeitet werden und für welche Zwecke diese genutzt werden.
 

Kontakt

Sie erreichen uns unter folgenden Kontaktdaten:

Verarbeitungszwecke

Wenn Sie sich für eine Stelle an der WU bewerben, sei es über ein Online Bewerbungstool, oder per E-Mail oder Post, verarbeitet die WU die von Ihnen bekannt gegebenen personenbezogenen Daten zweckgebunden für die Besetzung von Stellen innerhalb der WU, also entweder für eine in der Bewerbung konkret angeführte ausgeschriebene Stelle oder sonst allgemein für freie Stellen an der WU. Ferner können die Daten auch für die Evaluierung der Auswahlverfahren und statistische Zwecke verwendet werden.

Im Fall einer erfolgreichen Bewerbung werden die Daten für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses von der WU weiterverarbeitet.

Datenarten, Pflichtabgaben

Die verpflichtenden Angaben der Bewerberinnen und Bewerber sind im Online Formular gekennzeichnet und ergeben sich sonst aus den Stellenausschreibungen. Grundsätzlich gehören dazu Angaben zur Person, Kontaktadressen und die zur Bewerbung gehörenden Unterlagen, wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse. Daneben können Bewerberinnen und Bewerber freiwillig zusätzliche Informationen mitteilen.
Um die Aufrechterhaltung eines ordentlichen universitären Betriebes gewährleisten zu können und gleichzeitig Mitarbeitende und Studierende einem möglichst geringen gesundheitlichen Risiko in Zusammenhang mit COVID-19 auszusetzen, ist für die Aufnahme an der WU der Nachweis einer Impfung gegen Covid-19, bei Genesenen ein entsprechender Nachweis (Genesungszertifikat, Absonderungsbescheid, ärztliche Bestätigung), bei einem nicht von der EMA autorisierten Impfstoff ein Antikörpernachweis oder wenn aus medizinischen Gründen eine Impfung nicht möglich ist eine fachärztliche Bestätigung Voraussetzung.
Der Nachweis wird im Rahmen des Auswahlverfahren (im fortgesetzten Stadium) nach Aufforderung einmalig bloß per Sichtung durch das zuständige WU Personal überprüft. Weder der genaue Status noch der Nachweis werden dabei gespeichert.
Bitte laden Sie keine Nachweise hoch oder senden der WU diese per Email oder per Post zu.
Wenn Sie als Teil Ihrer Bewerbungsunterlagen freiwillig und entgegen der ausdrücklichen Bitte dennoch einen solchen Nachweis zukommen lassen, erfolgt deren Verarbeitung auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

a. Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO, Art 9 Abs 2 lit a DSGVO)
Wenn Sie Ihre Bewerbung über ein Online Bewerbungstool übermitteln, werden Sie dort um Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten ersucht. Ohne die elektronische Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten ist die Bearbeitung Ihrer Bewerbung nicht möglich. Die Einwilligung zur Datenverarbeitung ist daher notwendig für die Absendung Ihrer Bewerbung. Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen und Ihre Bewerbung damit zurückzuziehen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Bei einem Widerruf werden Ihre Daten gelöscht, soweit die WU Ihre Daten nicht aufgrund rechtlicher Verpflichtungen weiterhin aufbewahren muss.
Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art 9 Abs 1 DSGVO („sensible Daten“ wie insb. Gesundheitsdaten) mitgeteilt werden, erfolgt deren Verarbeitung mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art 9 Abs 2 lit a DSGVO.

b. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO)
Wenn Sie Ihre Bewerbung per E-Mail oder Post senden, ist die Verarbeitung Ihrer Daten zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung und Durchführung des Auswahlverfahrens erforderlich.

c. Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO)
Die WU ist zum Teil auch gesetzlich verpflichtet, Daten der Bewerberinnen und Bewerber zu verarbeiten, insbesondere im Rahmen der im Universitätsgesetz geregelten Berufungsverfahren für Universitätsprofessorinnen und Universitätsprofessoren (vgl. §§ 98 ff UG) und des Auswahlverfahrens für die Funktion der Rektorin oder des Rektors (vgl. § 21 Abs. 1 Z 4 und 5, § 23a Abs. 2 und § 25 Abs. 1 Z 5a und Z 6 UG).

d. Überwiegende berechtigte Interessen der WU (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)
Die Verarbeitung der Daten der Bewerberinnen und Bewerber liegt ferner im überwiegenden berechtigten Interesse der WU an der Durchführung ausgewogener und gerechter Auswahlverfahrens, um die bestgeeigneten Bewerberinnen und Bewerber für eine zu besetzende Stelle unter Berücksichtigung der Chancengerechtigkeit und Diversität auszuwählen, Diskriminierungen entgegen zu wirken und die Auswahlverfahren regelmäßig zu evaluieren.

Empfängerinnen und Empfänger der Daten

Ihre Bewerbungsdaten erhalten grundsätzlich nur die für das konkrete Bewerbungsverfahren zuständigen internen Organisationseinheiten der WU und allenfalls von der WU beauftragte externe Gutachterinnen und Gutachter, externe Mitglieder der Berufungskommission (gemäß § 98 UG), externe Mitglieder der Findungskommission nach § 23a UG oder Personalberatungsunternehmen. Eine Weitergabe der erhobenen personenbezogenen Daten durch die WU an Dritte (ausgenommen Auftragsverarbeiter) findet gewöhnlich nicht statt, außer an zuständige Behörden, Gerichte und Rechtsvertreter im Rahmen anhängiger Verfahren (z.B. wegen behaupteter Diskriminierung) oder soweit die WU gesetzlich dazu verpflichtet ist.

Das Online Bewerbungstool wird von einem externen IT Dienstleister, der rexx systems GmbH, Süderstraße 75 – 79, D-20097 Hamburg, bereitgestellt. Nach Eingabe und Übermittlung Ihrer Daten gelangen diese über eine verschlüsselte Verbindung auf einen Server des Dienstleisters. Der Dienstleister verarbeitet die Daten ausschließlich im Auftrag und gemäß den Weisungen der WU.

Speicherdauer

Die Daten der Bewerberinnen und Bewerber werden bis sieben Monate nach dem Ende des Bewerbungsverfahrens und nach erfolgter Information über die Ablehnung einer Bewerbung gespeichert und darüber hinaus während der Dauer anhängiger behördlicher oder gerichtlicher Verfahren.
Die Daten der besten drei Bewerberinnen und Bewerber (Dreiervorschlag) im Zuge des Auswahlverfahren für die Funktion der Rektorin oder des Rektors werden im Archiv aufbewahrt.
Soll mit einer Bewerberin oder einem Bewerberin ein Arbeitsvertrag abgeschlossen werden, werden die Daten für Zwecke der Personalverwaltung weiterverarbeitet.

Wird eine Bewerberin/ ein Bewerber nicht aufgenommen, werden ihre / seine Bewerbungsunterlagen mit gesonderter Einwilligung der Bewerberin / des Bewerbers von der WU nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für allfällige künftige freie Stellen in Evidenz gehalten.
Rechnungen und Belege über eine etwaige Reisekostenerstattung werden entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt.
Im Zuge der Kontrolle des Nachweises erfolgt keine Speicherung der Daten (keine Speicherung des genauen Status oder des Nachweises) sondern nur der Umstand das ein Nachweis erbracht wurde. Sofern Sie der WU als Teil Ihrer Bewerbungsunterlagen freiwillig und entgegen der ausdrücklichen Bitte dennoch einen solchen Nachweis zukommen lassen, wird dieser gelöscht.

Rechte betroffener Personen

Als Betroffene oder Betroffener dieser Datenverarbeitung stehen Ihnen gegenüber der WU als Verantwortliche das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch zu. Darüber hinaus haben Sie als Betroffene oder Betroffener das Recht, allfällige Beschwerden bei der österreichischen Datenschutzbehörde einzubringen.
Nähere Informationen zu Ihren Rechten als betroffene Person finden Sie auf unserer Webseite unter www.wu.ac.at/betroffenenrechte.
Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die im Abschnitt „Kontakt“ angegebene Stelle.
 

 
Wien, am 01.05.2022