Koordinator*in Veranstaltungsmanagement

  • Wirtschaftsuniversität Wien
  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
  • Vollzeit
  • Publizierung bis: 08.04.2026

Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung im

Veranstaltungsmanagement
Vollzeit, 40 Stunden/Woche
Ab 15.04.2026 ersatzmäßig befristet für die Dauer einer mutterschaftsbedingten Abwesenheit
 
Sie wollen in einem dynamischen Team die Infrastruktur für Veranstaltungen an der WU koordinieren und als Schnittstelle zwischen Event und Location tätig sein?

Was Sie erwartet

  • Raumanagement: Sie buchen Veranstaltungs- und Lehrräume für Veranstaltungen
  • Location Begehungen: Sie machen Begehungen der Räume mit internen und externen Kund*innen
  • Koordination und Verwaltung: Sie übernehmen die Koordination der Infrastruktur für Veranstaltungen
  • Administration: Sie erledigen allgemeine administrative Agenden wie Angebots- und Vertragswesen, Leistungsübersichten, Rechnungslegung sowie die Abwicklung interner Prozesse
  • Kommunikationsschnittstelle: Sie sind die Schnittstelle zwischen internen Abteilungen und externen Dienstleister*innen; Sie beauftragen und koordinieren diverse Dienstleistungen und betreuen Kunden*innen
  • Unterstützung: Sie unterstützen die Abteilungsleitung gemeinsam mit 2 Teamkolleg*innen bei administrativen Aufgaben
  • Abteilungshomepage: Sie halten unsere Abteilungshomepage auf dem neuesten Stand, sodass unsere Services stets aktuell sind
  • Raumbuchungssoftware Momentus: Sie sind an der Weiterentwicklung unserer Buchungssoftware Momentus involviert 

Was Sie mitbringen

  • Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Einschlägige Berufserfahrung: 1-2 Jahre von Vorteil
  • Sprachkompetenz: Sie haben sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Arbeitsweise: Sie haben sehr gute organisatorische Fähigkeiten und arbeiten genau und strukturiert
  • Hohes Engagement: Sie haben eine hohe Leistungsbereitschaft, Engagement und arbeiten gut und gerne in einem Team
  • Kommunikation: Freude am Umgang mit Menschen, sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeit
  • IT-Anwender*innenkenntnisse: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel und Power Point) und haben Interesse an Programmaktualisierungen (Z.B.:Typo-3, Buchungssoftware Momentus, etc.) 

Was wir Ihnen bieten

  • 6 Wochen Urlaub/Erholungszeit
  • Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
  • Mobiles Arbeiten
  • Vielfältiges Angebot an Weiterbildung
  • Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
  • Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
  • Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
  • Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
  • Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit

Neugierig geworden? Mehr darüber was die WU als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter www.wu.ac.at/benefits

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.993,50 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.

Wollen Sie Teil der WU werden?
Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 08.04.2026 (Kennzahl: 2709).
Wir freuen uns auf Sie!